في عالم يزداد ازدحامًا بالاجتماعات اليومية، من فرق العمل المصغرة إلى مجالس الإدارة العليا، تبرز الحاجة إلى أداة فعّالة لتحويل المناقشات الشفهية إلى قرارات عملية قابلة للتنفيذ. هذا ما تتناوله المؤلفة جوانا جوتمان في كتابها المهم “تدوين محاضر جلسات الاجتماعات: كيف تدون ملاحظات مجدية معقولة تدعم الاجتماعات المهمة”، والذي يُعد مرجعًا عمليًا واستراتيجيًا لكل من يسعى إلى إضفاء قدرٍ من الفاعلية والانضباط على العمل الجماعي المؤسسي.
من هي جوانا جوتمان؟
جوانا جوتمان خبيرة في مجال الاتصالات التنظيمية والاستراتيجية، وقد عملت مع العديد من الشركات الكبرى والمؤسسات الحكومية كمستشارة ومدربة. تركّز في أعمالها على تحويل الفوضى الاتصالية إلى أدوات تمكين فعّالة، وكتابها هذا يُجسّد فلسفتها القائمة على أن التوثيق ليس مجرد كتابة، بل مساهمة استراتيجية في نجاح المؤسسات.
مدخل إلى الكتاب: ما الذي يجعل التدوين ذا معنى؟
يرتكز الكتاب على فرضية محورية مفادها أن محاضر الاجتماعات ليست مجرد سجل حرفي لما قيل، بل هي وسيلة لتجميع أهم ما اتُفق عليه، وتحديد ما يجب فعله، ومن المسؤول عن فعله، ومتى. وتوضح المؤلفة أن المشكلة الجوهرية في معظم الاجتماعات لا تكمن في المناقشات نفسها، بل في غياب التوثيق الواضح الذي يربط النقاشات بالقرارات.
من هنا، تقدم جوتمان مقاربة عملية لتدوين المحاضر، تبدأ من الإعداد الجيد للاجتماع، وتمتد إلى التوثيق الفوري، وتنتهي بالمتابعة بعد الاجتماع، مما يجعل التدوين فعلًا حيًا مستمرًا لا ينتهي بانتهاء الجلسة.
الفصول والمضامين الرئيسية
يشتمل الكتاب على ثمانية فصول رئيسية، تتدرج فيها المؤلفة من الأساسيات إلى المهارات الاحترافية، ويمكن تلخيص أبرزها كالتالي:
1. لماذا تعد محاضر الاجتماعات مهمة؟
توضح المؤلفة الأبعاد القانونية والتنظيمية للمحاضر، بما في ذلك استخداماتها في فضّ النزاعات، والتدقيق الداخلي، وضمان الشفافية داخل المؤسسات. كما تشير إلى أن التوثيق يعكس احترافية الفريق، ويعزز من مصداقية القرارات المتخذة.
2. التحضير المسبق: مفتاح التدوين الناجح
تلفت جوتمان النظر إلى أهمية التحضير قبل الاجتماع، من خلال مراجعة جدول الأعمال، وفهم أهداف الاجتماع، وتحديد المسؤوليات مسبقًا، وهي خطوة غالبًا ما يتم تجاهلها رغم كونها ضرورية لتدوين ملاحظات مجدية.
3. فن الإصغاء الانتقائي
تشدد المؤلفة على ضرورة تمييز المهم من غير المهم خلال النقاشات، وتدريب العقل على الالتقاط الانتقائي للمعلومات ذات الصلة المباشرة بالأهداف. وتعرض تقنيات تساعد المدون على إدراك “الإشارات” في المحادثات التي تدل على اتخاذ قرار أو تعيين مسؤولية.
4. الأسلوب والأساسيات اللغوية
يناقش هذا الفصل البنية المثالية لمحضر الاجتماع، وكيفية استخدام اللغة الرسمية والواضحة، وتفادي الغموض أو التعميم. تؤكد جوتمان على أن الوضوح هو العنصر الأول في جعل المحضر أداة قابلة للتنفيذ، وليس أرشيفًا ميتًا.
5. توزيع المسؤوليات والمتابعة
تشير جوتمان إلى أهمية تضمين اسم كل مسؤول عن مهمة معينة في المحضر، وتحديد إطار زمني للإنجاز، وهو ما يحوّل المحضر من وثيقة سلبية إلى أداة متابعة ومحاسبة.
6. المحاضر كأداة للتواصل المؤسسي
توسع المؤلفة في شرح كيف أن المحاضر يمكن أن تكون وثائق استراتيجية تُرسل إلى أصحاب المصلحة (stakeholders) لعرض ملخص القرارات دون الحاجة إلى حضورهم الفعلي.
7. النماذج والتطبيقات العملية
يتضمن الكتاب مجموعة من النماذج الجاهزة لمختلف أنواع الاجتماعات (تنفيذية، تسويقية، إدارية، تقنية) يمكن استخدامها وتعديلها حسب الحاجة.
8. التحول الرقمي والتوثيق الإلكتروني
تتناول المؤلفة أهمية استخدام الأدوات الرقمية مثل OneNote، Google Docs، وZoom Transcripts لتسهيل عمليات التدوين في ظل العمل عن بُعد، وتعرض طرقًا لاستخدام هذه التقنيات بكفاءة.
الرسائل الجوهرية في الكتاب
- التدوين ليس وظيفة إدارية ثانوية، بل مهارة استراتيجية.
- المحاضر الجيدة تصنع ذاكرة مؤسسية حيّة.
- القرارات غير المدونة تُنسى، وتُهدر معها الموارد.
- الاجتماعات الجيدة تبدأ وتنتهي بمحاضر جيدة.
أثر الكتاب في بيئة العمل والمؤسسات
من خلال ما قدمته المؤلفة من أدوات وتقنيات، صار الكتاب مرجعًا معتمدًا في العديد من المؤسسات، خاصة في قطاعات مثل الإدارة العامة، التعليم، الشركات متعددة الجنسيات، والمؤسسات غير الربحية. وقد استخدمته بعض الدوائر الحكومية كمرجع لتدريب الكوادر على التوثيق الإداري، نظرًا لما يحتويه من منهجية واضحة وسهلة التطبيق.
يساعد هذا الكتاب على خلق ثقافة مهنية تعتمد على التوثيق كركيزة للشفافية والمتابعة والمساءلة، وهو ما يسهم في تقليل الاجتماعات غير المجدية، وتوجيه الطاقات نحو التنفيذ.
تقييم نقدي للكتاب
يمتاز الكتاب بأسلوبه العملي المباشر، مما يجعله مناسبًا ليس فقط للمديرين التنفيذيين، بل أيضًا للمساعدين الإداريين والمبتدئين في العمل المؤسسي. ورغم طغيان الجانب التطبيقي على الطابع النظري، فإن ذلك يمثل ميزة بالنظر إلى الطابع العملي للموضوع.
ومع ذلك، ربما كان من الممكن أن تتوسع المؤلفة أكثر في عرض دراسات حالة (case studies) حقيقية من بيئات عمل متعددة، لتعزيز قابلية النقل والتطبيق. كما أن التوسع في التحديات الثقافية المختلفة في التدوين (كالاختلافات بين البيئات الغربية والعربية مثلًا) كان يمكن أن يُثري الطرح بشكل أكبر.
في الختام
كتاب “تدوين محاضر جلسات الاجتماعات” للمؤلفة جوانا جوتمان ليس مجرد دليل إداري، بل هو إعلان واضح عن ضرورة تطوير مهارات التوثيق في عصر كثافة الاجتماعات وتنوعها. يقدم الكتاب نموذجًا مثاليًا للارتقاء بهذه المهارة من كونها فعلًا روتينيًا إلى مساهمة استراتيجية في اتخاذ القرار وبناء مؤسسات فعالة.
وإذا كانت الاجتماعات تُعد المحرك اليومي للأعمال، فإن التدوين الجيد هو ما يضمن ألا تذهب هذه المحركات سدى. بذلك، يمثل هذا الكتاب دعوة حقيقية لإعادة تعريف دور الكتّاب الإداريين، وتحويلهم إلى شركاء في صناعة القرار.
لمعرفة المزيد: تدوين محاضر جلسات الاجتماعات: فن التنظيم الفعّال والمساهمة الاستراتيجية
